Registracija s.p. je pomemben korak, vendar se pravo podjetniško delo začne šele po njej. Poleg pridobivanja prvih strank in opravljanja storitev se mora novi podjetnik hitro spoznati tudi z administracijo, računi, prispevki, davki in poslovno dokumentacijo.

Prvi mesec je zato idealen čas za vzpostavitev dobrih navad. Če si že na začetku uredite osnovne procese, boste pozneje lažje spremljali poslovanje in se izognili nepotrebnemu kopičenju administracije.

Preverite, ali ste po registraciji uredili vse potrebno

Po odprtju s.p. najprej preverite, ali so urejene vse formalnosti, povezane z začetkom poslovanja. Pri tem je pomembno, da so ustrezno urejeni podatki za davčne namene in prijava v obvezna socialna zavarovanja.

Če šele razmišljate o podjetniški poti oziroma želite preveriti, ali ste pri registraciji na kaj pozabili, si oglejte tudi 7 pomembnih korakov za ustanovitev s.p. Pri dejavnostih, za katere veljajo posebni pogoji, preverite še, ali imate pred začetkom dela vsa potrebna dovoljenja oziroma izpolnjujete druge zahteve.

Uredite sistem za izdajanje računov

Ko opravite prvo storitev ali prodate prvi izdelek, pride na vrsto tudi izdaja računa. Zato ni najbolje čakati na prvo stranko in šele takrat ugotavljati, kako boste račune pripravljali, označevali in shranjevali.

Že v prvem mesecu določite osnovni sistem:

• kako boste izdajali in pošiljali račune;
• kako bo urejeno njihovo številčenje;
• kje boste hranili izdane dokumente;
• kako boste spremljali, kateri računi so že plačani;
• kaj boste storili, če stranka računa ne poravna pravočasno.

Če boste imeli ta proces urejen od začetka, bo administracija precej enostavnejša tudi takrat, ko se bo število strank povečalo.

Spremljajte prispevke, davke in pomembne roke

Samostojno podjetništvo prinaša redne finančne obveznosti, zato je pomembno vedeti, kateri roki vas čakajo. Med najpomembnejše sodijo plačevanje prispevkov za socialno varnost in izpolnjevanje davčnih obveznosti.

Namesto da posamezne roke vsak mesec preverjate znova, si jih zabeležite v koledar ali drug sistem za spremljanje obveznosti. Koristno je tudi, da del prejetega denarja sproti namenjate prihodnjim davkom in drugim obveznostim. Stanje na bančnem računu namreč ni nujno enako znesku, ki ga lahko brez skrbi porabite.

Poskrbite za prejete račune in poslovne stroške

Novi podjetniki se pogosto osredotočijo predvsem na račune, ki jih izdajajo strankam, vendar je prav tako pomembna dokumentacija o stroških. Račune za opremo, material, programsko opremo, telefon, oglaševanje in druge poslovne izdatke shranjujte sproti in pregledno. Če sodelujete z računovodskim servisom, se dogovorite tudi, kako in kako pogosto mu boste dokumentacijo posredovali.

Po nekaj mesecih poslovanja je precej težje iskati manjkajoče dokumente po elektronski pošti, predalih in različnih spletnih uporabniških računih. Preprost sistem arhiviranja že od prvega dne vam lahko prihrani veliko časa.

Ločite zasebne in poslovne finance

Pri poslovanju je pomembno, da imate dober pregled nad tem, koliko denarja dejansko ustvari dejavnost in koliko ga porabite za njeno izvajanje. Zato je smiselno zasebne in poslovne transakcije čim bolj jasno ločevati. Tako boste lažje spremljali prihodke in stroške ter dobili bolj realno sliko o uspešnosti svojega s.p.

Ob koncu prvega meseca si lahko že pripravite preprost pregled: koliko prihodkov ste ustvarili, koliko računov še ni plačanih, kakšni so bili stroški in katere obveznosti vas čakajo v naslednjem mesecu.

Vzpostavite dobro komunikacijo z računovodstvom

Če sodelujete z računovodskim servisom, že na začetku določite način komunikacije. Pozanimajte se, katere dokumente računovodja potrebuje, v kakšni obliki mu jih morate posredovati in do katerega datuma.

Hkrati izkoristite prvi mesec za vprašanja. Če ne veste, kako obravnavati določen strošek, kaj storiti pri poslovanju s tujino ali kako ravnati v neobičajni situaciji, je bolje vprašati takoj kot napako popravljati več mesecev pozneje.

Dobra komunikacija z računovodstvom ni pomembna samo zaradi izpolnjevanja obveznosti. Podjetniku lahko pomaga tudi pri boljšem razumevanju finančnega stanja njegovega poslovanja.

Prvi mesec izkoristite za vzpostavitev dobrih navad

V prvih tednih poslovanja se lahko zdi, da je administracije malo in da jo boste lahko uredili pozneje. Prav zato je to najboljši trenutek za vzpostavitev sistema, ki vam bo služil tudi ob večjem številu strank in dokumentov.

Račune izdajajte sproti, redno preverjajte plačila, shranjujte dokumentacijo in spremljajte pomembne roke. Ob koncu vsakega meseca si vzemite nekaj časa še za pregled prihodkov, stroškov in odprtih obveznosti.

Prvi mesec s.p. tako ni namenjen samo pridobivanju prvih strank. Je tudi priložnost, da si postavite dobre temelje za pregledno in urejeno poslovanje v prihodnje.